GTD son
las siglas de “Getting Things Done”. Es un método desarrollado y difundido
mundialmente por David Allen que permite recopilar todas las tareas y proyectos
de nuestro día a día y gestionarlas de forma que podamos hacerlas todas en su
momento
Los principios básicos del GTD son los siguientes:
RECOPILAR
Nuestro cerebro no hace un buen trabajo recopilando y almacenando toda
la información que nos llega cada día. En la era del conocimiento en la
que nos encontramos nos llega mucha información desde muy diversos medios, y
como no somos capaces de acordarnos de todo ni de diferenciar lo importante de
lo que no lo es, nuestra mente se satura y nos genera estrés. GTD nos
anima a recopilar todo lo que pase por nuestra cabeza, descargándola como
haríamos con un pendrive en el ordenador, lo que nos deja mucho más espacio
para ser creativos.
PROCESAR
Como tenemos la suerte de tener todo recopilado, lo siguiente que
tenemos que hacer es procesarlo. Para esto habremos recopilado todo lo relativo
a la fase anterior en un serie de bandejas de entrada, y procesar
consiste en revisar todos los elementos de estas bandejas de entrada, del
primero al último, tantas veces al día como sea necesario (esto dependerá del
número de bandejas de entrada, de la cantidad de elementos recopilados…).
La manera de procesar cada elemento se basa en saber que tenemos que
hacer con él: si es algo de lo que podamos deshacernos pues a la hoguera con él; si
es información que nos pueda servir como referencia en un futuro lo
almacenamos; si es algo que podamos delegar en alguien pues se lo
encasquetamos; si es algo tenemos que hacer y que podamos hacer en menos de 2
minutos, lo hacemos en el acto, si requiere más trabajo añadimos un recordatorio
a nuestro sistema de organización/planificación.
ORGANIZAR
A la hora de procesar los elementos podemos distinguir entre diversos
tipos según la acción que requieran, para organizar esto necesitamos un sistema
de listas que nos permita tenerlo todo ordenado y a mano.
Las listas principales son: próximas acciones, donde van a
parar todas las acciones que tenemos que hacer nosotros lo antes posible; en
espera, donde listamos todas las tareas que hemos delegado; proyectos,
todos aquellos elementos que hemos procesado pero que no requieren de una sola
acción sino de un conjunto de ellas (no es la típica definición de proyectos,
cualquier cosa que necesite más de 1 acción es susceptible de ser un
proyecto); algún día/quizá, donde almacenamos todas las ideas que
nos gustaría hacer pero que o bien ahora no es el momento o bien no son
fundamentales a corto plazo.
También debemos disponer de una agenda para notar aquellas acciones
que debamos hacer en una fecha concreta.
HACER
Ahora llega lo realmente importante y para lo que hemos dejado todo bien
preparadito, hacer. Como no podemos hacer cualquier cosa en cualquier
sitio ni momento, GTD dispone de los contextos, que vienen a ser los
diferentes tipos de situación en los que nos podemos encontrar, como por
ejemplo en la oficina, en casa o en la calle. A la hora de organizar debemos
asignar un contexto a cada acción en la lista de próximas acciones para que
cuando nos toque hacerlas solo deberemos filtrar la lista por el contexto en el
que nos encontremos y ponernos a trabajar con la primera acción de la lista.
REVISAR
Todo el sistema está muy bien, pero como cualquier sistema que
se base en la recopilación, tiende al caos, para que no ocurra es necesaria
su revisión de forma periódica. Hay diversos tipos de revisiones, desde las que
nos ayudan a redefinir o definir nuestra visión, objetivos… hasta las que nos
ayudan simplemente a mantener el sistema bajo control. Del primer tipo no
podemos hablar porque el tema es extenso, pero realmente es uno de los aspectos
fundamentales de GTD y de la productividad personal.
El tipo de revisión que haremos más a menudo nos permitirá eliminar de
las listas de próximas acciones aquellas que se hayan quedado obsoletas, pasar
acciones de la lista de algún día a la de próximas acciones, si ha llegado su
momento, crear acciones para proyectos que vamos a empezar… En general nos
permite tener todo en orden para seguir utilizando el sistema.
GTD incorpora conceptos como los objetivos, la visión, las áreas de
responsabilidad e incluso nuestro propósito y principios vitales, es decir, nos
lleva desde la optimización del día a día hasta lo que realmente debería
dirigir nuestros pasos.
En este artículo no hemos podido analizar extensamente el sistema,
aunque hemos intentado ofrecer una visión más o menos sencilla de su mecánica
principal. Su verdadero poder radica en trabajar desde el largo plazo,
visión, hasta el día a día, pasando por la fijación de objetivos y metas.
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VIDA EMPRESARIAL
VIDA EMPRESARIAL
un equipo de LBNMultisede
Barquisimeto - Venezuela
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